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Gérer son temps : GTD : 5 étapes pour s’organiser et réussir ( PARTIE 2 )

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La première étape de cette méthode est d’étudier son environnement

La première étape consiste à collecter des informations sur le problème, mais sans aucun tri. Dans la plupart des cas, lorsque quelque chose fonctionne, aucune information n’est perçue: lorsque le cœur bat normalement, personne ne le remarquera. Cependant, en cas de dysfonctionnement, les informations se propageront au cerveau et ne disparaîtront pas tant que le problème ne sera pas résolu. Par conséquent, c’est une question qui répertorie les informations liées à la dysfonction cardiaque, plutôt que de les laisser inconsciemment.

Cette étape peut être démarrée en étudiant l’environnement direct. Imaginez que vous êtes assis à votre bureau. Prenez un morceau de papier et un stylo et notez tout ce qui vous entoure et son objectif. Dans votre tiroir de gauche, sur la lampe de table à côté, sur le mur, … notez tout ce qui a retenu votre attention. Bien sûr, il doit y avoir un dossier que vous n’avez jamais stocké ou un cadre que vous avez toujours voulu changer.

La notation d’altitude peut également être utilisée pour évaluer l’importance du problème. La hauteur de 5 000 mètres correspond à un projet très spécifique, par exemple le remplacement d’une ancienne imprimante de dépoussiérage. La hauteur de 10000 mètres est liée à l’étendue de la responsabilité; certains d’entre eux peuvent avoir des problèmes.

De plus, les 15 000 mètres d’altitude rassemblent des projets à réaliser dans le futur, mais aujourd’hui c’est inquiétant et ne porte pas atteinte à la vie quotidienne. Vous avez décidé de participer au marathon de New York, et vous savez que cela nécessite une nutrition adéquate et beaucoup d’exercice physique. Par conséquent, toutes ces exigences doivent être remplies.

Le projet à long terme est toujours supérieur de 20 000 mètres, ce qui est le défi ou la possibilité envisagée. Par exemple, vous n’êtes pas vraiment satisfait de votre carrière et vous pensez qu’il serait bon de changer complètement de voie au cours des cinq prochaines années.

Enfin, à 25 000 mètres, les aspects fondamentaux de la vie sont limités. Si vous savez exactement comment donner la vie, vous n’aurez peut-être rien. Cependant, s’il y a un problème plus profond qui vous dérange, c’est où le mettre. Encore une fois, vous n’avez pas à le faire encore et encore, il vous suffit de savoir par où commencer.

Ensuite, vous pouvez exprimer toutes vos pensées (si nécessaire) dans un cahier, qui enregistrera systématiquement tout ce qui s’est passé pendant la journée sous forme de journal intime. L’écriture est un moyen de faire émerger vos idées et de vous permettre de penser à d’autres choses plus facilement. Attention: la prise de notes doit se faire sur un support immédiatement accessible, c’est-à-dire que l’ordinateur n’est pas forcément le support le plus pertinent. Vous devez être prêt à écrire une pensée soudaine dans le coin de l’enveloppe ou un petit bloc-notes à portée de main.

Une autre façon de nettoyer la tête est de nettoyer. Cela semble ridicule. En organisant des tiroirs ou en nettoyant la poussière, vous pouvez vous développer dans un environnement plus stimulant et vous débarrasser de cette sensation incomplète.

La clarification permet de prioriser tout ce qui monopolise

La lettre que vous avez reçue d’une amie très chère est particulièrement émouvante. Vous l’avez ouverte, vous l’avez lue, puis elle est restée sur le buffet car vous ne saviez pas quoi en faire. La jeter ? Hors de question, c’est la lettre de votre oncle ! La classer dans un dossier “Lettres émouvantes” ? Non, vous n’en avez qu’une comme celle-là. Il ne semble pas y avoir de solution et cette lettre va accaparer votre attention chaque fois que vous passerez devant, sans relâche.

La clarification comprend l’examen de toutes les idées transcrites, leur placement dans des soi-disant boîtes de saisie et l’évaluation de l’importance de chaque idée. Pour chaque idée, il faut se demander si elle est activable, c’est-à-dire si elle doit agir pour la réaliser. Sinon, cette idée peut être abandonnée ou réévaluée plus tard.

Lorsqu’une idée peut être activée, il est nécessaire de déterminer quel est son objectif et la première action à entreprendre dans cette direction. Nous devons éviter de tomber dans des pièges fréquents: nous voulons résoudre les problèmes immédiatement en mettant en œuvre des solutions globales. Par exemple, en cas de désaccord avec les salariés, il vaut mieux procéder par étapes plutôt que d’attendre que la situation se dégrade et être contraint de prendre une décision de licenciement complète. Le premier peut être de demander à un collègue de parler de l’employé, puis d’organiser la première confrontation avec l’employé, etc. En faisant cela étape par étape, il sera plus facile d’atteindre les objectifs fixés.

Veillez également à noter les idées, sinon il sera difficile de définir les actions appropriées. Si l’idée est « exercice », cela signifie qu’il est temps de retrouver la santé, alors il est préférable de faire attention à: « développer un plan d’exercice hebdomadaire. » Les actions seront plus faciles à définir. Et si l’élément ne peut pas être activé? Il doit être classé dans l’une des trois catégories suivantes:

1. Le premier classe les éléments sans importance en une seule catégorie, tels que les informations laissées par erreur sur son répondeur ou de vieux ornements. Ils sont destinés à disparaître, le plus tôt sera le mieux.

2. Le deuxième élément comprend les éléments à conserver et sera revu ultérieurement. Il y en a beaucoup: ce sont les éléments que nous refusons d’abandonner, comme le retour au piano, mais retardés par manque de temps. Il vous suffit de les noter afin de pouvoir vous en souvenir le cas échéant.

3. La dernière catégorie est constituée des éléments de référence. Ils n’ont pas besoin de prendre de mesures, mais il semble qu’ils doivent être conservés pour référence. Par exemple, le numéro de téléphone d’une nounou précédente au cas où la nounou actuelle serait perdue.

Le stockage est le fondement de la méthode: sans commande, c’est impossible

Un travail organisationnel minimal est essentiel à la vie quotidienne: lorsque vous rentrez chez vous tous les jours, vous stockez généralement les clés de la voiture au même endroit pour éviter de perdre quelques minutes, lorsque vous sortez pour trouver la voiture le matin. Comment déterminer vos capacités organisationnelles?

Classez les choses selon la définition donnée. Évidemment, c’est subjectif, car chacun a sa propre définition. Une pile de documents deviendra un symbole d’une sorte de confusion, tandis que pour d’autres, c’est une pile de symboles en attente d’exploitation.

L’important n’est pas de construire un système de stockage complexe, mais de pouvoir accéder à des systèmes de stockage utiles en cas de besoin. Pour cela, il vous suffit de classer correctement chaque donnée stockée. Il est inutile d’empiler et d’archiver dans des fichiers inutiles.

De plus, ce n’est pas parce qu’une tâche est simple que vous devez demander de l’aide. La plupart des gens pensent que les opérations de la vie quotidienne peuvent être effectuées sans système de gestion spécial: c’est une erreur car elles dépendent de paramètres aléatoires et doivent parfois être résolues immédiatement. Par conséquent, il est recommandé d’utiliser l’une des six rubriques suivantes pour répertorier le système d’action: défi, action, incubation, matériaux de support, matériaux de référence et … déchets célèbres!

La catégorie de pari regroupe plusieurs sous-catégories, par exemple, pour définir l’intention d’exister de chaque personne ou la valeur qui lui est associée, et ces intentions servent de cadre aux actions de chacun. Les domaines d’action sont des domaines dans lesquels chaque domaine d’action doit être établi puis suivi de manière spécifique. Vous pouvez les inscrire dans l’agenda, qui précise le travail, l’heure et l’heure à terminer. Ils peuvent également intégrer les catégories de tâches à réaliser dans les meilleurs délais, par exemple sous la forme de petites listes de travail ou de sujets discutés avec des collègues du service comptable.

L’incubation rassemble toutes les actions qui peuvent être attendues et méritent réflexion: certaines actions peuvent provoquer une réflexion régulière, surtout si c’est le problème de ramasser le piano le plus tôt possible. Vous pouvez également l’envisager à partir d’une date donnée, par exemple si vous décidez de transformer la chambre de votre fils en cinéma immédiatement après avoir quitté la maison.

Les documents joints sont indispensables, il n’y a pas d’autre solution, vous ne pouvez les stocker que dans le dossier ou coffret prévu à cet effet. Il peut s’agir d’une archive, de notes échangées avec des clients, etc. Ces documents ne doivent pas être confondus avec des documents de référence. Les documents de référence sont parfois plus, et aucune action n’est requise pour cela, mais peut un jour devenir utile. La dernière catégorie concerne les données qui ne sont plus utiles et doivent être séparées pour éviter de les occuper inutilement.

Il est important de réévaluer régulièrement l’utilité d’une information. Les notes de réunion de lundi dernier sont utiles afin de rédiger le compte rendu pour vendredi. Toutefois, dès la semaine suivante, il faut penser à les jeter, car elles ne serviront plus à rien.

Ce premier état des lieux et le tri de ses idées sont de bons moyens de se préparer pour la suite.

Pour chaque élément activable, la première action doit être déterminée

Maintenant, nous devons analyser le système existant, nous devons d’abord mettre à jour son contenu. Un élément peut être imminent dans une semaine, puis passer à la catégorie « peut-être un jour » la semaine prochaine. Il est important de scanner tous les éléments au moins une fois par semaine pour un aperçu, car il est nécessaire d’augmenter la hauteur.

Le système mis en place a désormais besoin d’être analysé, d’abord pour actualiser son contenu. Un projet peut être imminent une semaine puis passer dans la catégorie “un jour peut-être” la semaine suivante. Il est important de balayer tous ses projets au moins une fois par semaine pour avoir une vue d’ensemble, et parce qu’il est nécessaire de prendre de la hauteur.

La prise de contrôle est la dernière étape pour prendre le contrôle, elle utilise le concept de la première action déjà évoquée – si l’élément nécessite la première action, elle peut être activée. Cependant, l’action peut être difficile à déterminer. A noter par exemple: « Prendre rendez-vous avec John » est un bon moyen de rater, car il n’est pas assez précis. Dois-je appeler John, lui envoyer un e-mail ou demander à quelqu’un de planifier une réunion? À moins que la manière réelle d’effectuer une opération ne soit spécifiquement définie, elle manquera de clarté.

Que se passera-t-il ensuite? D’autres mesures seront prises dès le début, et des mesures de moins de deux minutes doivent être mises en œuvre immédiatement à ce stade. Les reporter, c’est étendre leurs réalisations futures. Les traiter immédiatement peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Le reste n’est pas statique: la priorité peut changer plusieurs fois par jour. Lors de la rédaction d’un rapport, boire du café revient à abaisser la priorité « Rapport » et à la porter à la priorité « Café », un mécanisme constant basé sur des éléments stratégiques. Par exemple, cela peut dépendre de l’utilisation d’une approche ascendante correspondant aux différents horizons définis ci-dessus, où chaque action se situe à une hauteur différente, et a donc une priorité plus ou moins importante.

Cependant, il existe certains facteurs limitatifs: -Environnement: programmez un examen hebdomadaire des tâches le vendredi matin. Ce jour-là, il n’y a pas de réseau dans le train, il est donc nécessaire de changer la priorité; -Heure: La réunion a commencé, pas une demi-heure avant la prochaine réunion, avec seulement dix minutes pour répondre au courriel qui devrait être envoyé à ce moment-là. La priorité change à nouveau; -Energie: elle change tous les jours. Un simple rhume peut perturber tous vos projets.

La perspective visuelle peut augmenter votre taille et surveiller vos objectifs

L’étape précédente consistait à prendre le contrôle de la tâche et à libérer l’esprit de l’existence. Maintenant que tout est clair, seul un véritable sentiment de liberté existe encore. Cependant, vous pouvez aller plus loin en mettant ces éléments en perspective. La répartition par altitude est un bon processus. Au plus fort de la piste de décollage, les tâches tactiques au quotidien sont toujours conservées. Par exemple, cela peut inclure une pause-café ou le remplacement de l’ampoule lorsqu’elle brûle. Cela ne veut pas dire que ce niveau est facile, au contraire, c’est le plus compliqué car il y a beaucoup de tâches à traiter.

La hauteur de 5 000 mètres correspond au projet, c’est-à-dire aux éléments qui nécessitent de multiples opérations. Habituellement, mettre les choses n’est pas aussi facile que réparer une voiture, car la tâche semble trop simple. Cependant, ce n’est pas le cas: non seulement ils doivent définir la définition de la première action qui trouvera leur place à l’ordre du jour, mais ils doivent également être vérifiés une fois par semaine pour confirmer que leur taille n’a pas changé et qu’ils ne sont pas en phase. Des inspections régulières sont essentielles. Une fois que l’action est nécessaire, elle permettra des stratégies qui ont déjà été envisagées, sans avoir à poser de questions en cas d’urgence.

5 000 mètres plus haut se situent les domaines de responsabilités professionnelles, ainsi que les centres d’intérêt. Il s’agit en tout et pour tout d’une poignée de catégories telles que l’administration, les relations publiques, la vente ou le contrôle qualité pour le bureau. À la maison, ces catégories seront plutôt les rapports parents-enfants, la santé ou encore, la religion. Dans ce cas, pas besoin d’une révision hebdomadaire, mais seulement mensuelle. Cette altitude n’est pas celle des projets, mais celle des valeurs et des éléments à garder en mémoire.

15 000 mètres est la hauteur de la cible pointant vers l’horizon d’ici un an ou deux. Ce sont généralement des tâches à long terme qui peuvent ensuite être ignorées, comme la réorganisation des services ou la rénovation d’un appartement pour le louer. Souvent, nous hésitons à formaliser cet objectif, parce que la vie quotidienne est trop monopolistique, ou parce que nous avons peur de fixer un cap qui pourrait ne pas durer. Cependant, si un tel objectif a besoin de votre attention, c’est que vous devez prendre le temps d’y penser!

La conception d’un projet d’une altitude de 20 000 mètres est plus longue, par exemple environ cinq ans. Jusqu’à présent, l’auto-projection est généralement difficile, mais elle permet des sujets de fond impliquant des aspects personnels et professionnels. Pour répondre à cette question, il faut se poser une question: « Comment vais-je évoluer dans cinq ans? Où? » La vie offre de nombreuses opportunités de doutes: décès, divorce et même des opportunités d’emploi.

Enfin, le plus important est l’intention, c’est-à-dire de guider les valeurs de chacun au quotidien ou à long terme. Ce soir, vous passerez du temps à jouer avec votre petit-fils. C’est une intention profonde: prendre soin des enfants. Il est enraciné en vous et définit votre relation avec les autres. Il est important de faire attention à ces intentions pour pouvoir y revenir de temps en temps et déterminer si vous êtes en accord avec vos valeurs et le sens que vous souhaitez donner à la vie.

GTD a besoin de la moindre organisation chaque jour, mais elle sera bientôt rentable

Gérer la vie selon la méthode GTD est complètement différent de la théorie du livre. La vie est une série d’accidents divers dont le but principal est de maintenir une stabilité suffisante pour ne pas perdre sa fondation. Les opportunités apparaissent rarement du côté des gens: c’est mal aux dents lorsque la charge de travail est maximale, et lorsque la fatigue devient insupportable, beaucoup de mails vont inonder votre box. Réception.

Plus important encore, il est nécessaire de créer un environnement propice à l’achèvement de toutes les étapes du processus, un endroit calme, de revoir les tâches et les priorités chaque semaine et de trouver un seul support pour stocker tous les éléments du document utiles à la réflexion. Cet outil pratique est à noter dans tous les cas.

Mais cela ne suffit pas !

Il y a une différence entre avoir un outil puissant et savoir comment l’utiliser efficacement:

vous devez remplir toutes vos pensées et tâches pour atténuer l’impact de sa fonction de mémoire, ce qui facilite sa réflexion. Le balayage mental est un examen physique de votre environnement et est la source de nombreuses idées.

Ensuite, il est sage d’agir et de prendre une décision au bon moment: c’est l’un des objectifs de la méthode. Si vous devez remplir la zone de saisie, vous ne devez pas oublier de la vider! Les éléments accumulés à ce niveau entraîneront une congestion du trafic non valide. Ensuite, vérifiez ses problèmes plusieurs fois par semaine et évaluez son système de temps en temps pour l’empêcher de s’endurcir. Par exemple, vous pouvez modifier l’emplacement des documents et des fournitures de bureau, car ils doivent être organisés et vous permettent d’adopter de nouvelles perspectives pour améliorer l’efficacité du travail.

Tout d’abord, vous devez d’abord effacer la zone de saisie et ne pas commencer à penser aux autres étapes du contrôle. C’est le meilleur moyen de cibler les affaires d’urgence et d’assurer la paix future. Afin de relier ces cibles à différentes hauteurs, il est également nécessaire de vérifier fréquemment leurs cibles. Avez-vous acheté un billet qui sera disponible pour des vacances dans les six mois suivant la semaine prochaine, et il est conforme à la valeur définie ci-dessus et n’interférera pas avec le projet à moyen terme? Semestre

L’altitude n’est pas zonée. Ils doivent former un ensemble cohérent pour contrôler leur vie, mais ce n’est qu’en comparant toutes les données disponibles qu’ils peuvent être optimisés.

Conclusion

La méthode GTD fournit un certain degré de contrôle et des méthodes de promotion qui peuvent vous aider à voir la vie plus clairement. Au contraire, il n’est pas figé:

Il vous permet de vous adapter à l’environnement instable qui représente le monde moderne. En retour, si vous voulez que GTD atteigne des résultats, vous devez payer un minimum d’effort et une attitude rigoureuse. De plus en plus d’utilisateurs de cette méthode se sont vite intéressés à ce type d’attention, à l’organisation de projets de vie personnels et professionnels. Ils sont plus efficaces, mais aussi plus silencieux, car ils savent qu’il n’y a qu’un seul type de vie, et ils manquent de la folie pour en profiter au maximum!

Ce que nous devons désormais retenir :

– GTD est une méthode adaptée à tout le monde et à tout ( Indépendamment de leur profil et de leurs objectifs, ils peuvent utiliser GTD pour organiser leurs affaires )

– La première étape de la méthode est d’étudier son environnement ( Clarifiez que toutes les choses qui occupent l’esprit peuvent être triées en premier)

– Le tri est la base de la méthode: c’est impossible sans ordre ( Pour chaque élément activable, la première action doit être déterminée; -La perspective peut augmenter votre taille et surveiller vos objectifs )

– GTD a besoin du moins d’organisation chaque jour, mais ce sera bientôt rentable.

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